Et godt regnskapsprogram gjør hverdagen enklere og er i mange tilfeller avgjørende for bedriftens suksess. Her finner du ut hvordan du velger riktig løsning for ditt behov.
En god regnskapsløsning kan tilpasses dine spesifikke behov. Den er brukervennlig, har god funksjonalitet og gir deg orden i stedet for hodebry. Men ikke alle regnskapsprogrammer er like. Noen er komplekse og kan takle informasjonsstrømmer fra utallige kilder, andre er enkle og geleider små bedrifter til en trygg økonomi.
Valg av riktig regnskapsprogram vil spare deg tid og penger, og gi deg verdifulle innsikter i bedriftens økonomi. Det gir deg oversikten som trengs for å ta gode finansielle avgjørelser basert på håndfaste data. Dette krever at du setter deg inn i visse forhold som vi straks skal ta fatt på, men for ordens skyld, la oss starte med det grunnleggende:
Hva gjør et regnskapsprogram?
Et regnskapsprogram er en digital løsning for å håndtere økonomiske transaksjoner. Det forenkler en bedrifts økonomistyring ved å ta seg av alt fra fakturering og momsavregning til regnskapsrapportering. Med et regnskapsprogram kan du automatisere mange av de tidkrevende oppgavene som følger med økonomiforvaltning.
Les også: Regnskap bedrift: 12 punkter for å velge riktig regnskapsbyrå
Innhold
- Første bud: Forstå din bedrifts behov
- Viktige funksjoner i regnskapsprogrammer
- Brukervennlighet og support
- Økonomisk og juridisk kompatibilitet
- Vanlige regnskapsprogrammer i Norge
- Prøveperioder og demoer
- Implementering og integrering
- Kostnadsanalyse og budsjettplanlegging
- Fremtidsperspektiver og oppdateringer
- Oppsummert om rett valg av regnskapsprogram
Første bud: Forstå din bedrifts behov
Å velge riktig regnskapsprogram krever dyp forståelse av din bedrifts unike behov. Faktorer som bedriftsstørrelse, bransje og integrering med andre systemer spiller en stor rolle.
Bedriftsstørrelse og regnskapsbehov
Din bedrifts størrelse påvirker direkte dine regnskapsbehov. Små bedrifter klarer seg ofte med grunnleggende funksjoner, mens større bedrifter krever et regnskapsprogram med detaljerte analyser og rapporteringsfunksjoner.
Bransjespesifikke krav til regnskapsprogrammer
Hver bransje har unike krav til regnskapsprogrammer. For eksempel, i detaljhandelen er lagerstyring og salgsrapportering viktig, mens i byggebransjen er prosjektregnskap sentralt. Velg et regnskapsprogram med funksjonalitet som er tilpasset din bransje.
Dersom du er usikker, kan det være lurt å søke hjelp av en autorisert regnskapsfører. Hos RegnskapPluss får du hjelpen du trenger. Vi er et nettverk av regnskapsførere over hele Norge med kunnskap om de fleste bransjer og med erfaring fra alle bedriftsstørrelser. Vårt mål er å kunne stille med den perfekte regnskapsføreren for akkurat deg og din bedrift.
Les mer om RegnskapPluss sine regnskapstjenester
Integrering med andre systemer og tjenester
Integrering med andre systemer er avgjørende for en sømløs arbeidsflyt. Et godt regnskapsprogram bør enkelt kunne integreres med CRM-systemer, e-handelsplattformer, og andre digitale verktøy du bruker. Dette sikrer effektiv dataoverføring og minimaliserer risikoen for feil.
Viktige funksjoner i regnskapsprogrammer
Å forstå sentrale funksjoner i ditt regnskapsprogram er essensielt for å velge riktig løsning. Derfor skal vi nå ta for oss forskjellen mellom grunnleggende og avanserte funksjoner, fordeler og ulemper ved skybaserte kontra lokalt installerte løsninger, og betydningen av tilpasning og skalerbarhet.
Grunnleggende kontra avanserte funksjoner
Grunnleggende funksjoner i et regnskapsprogram omfatter vanligvis fakturering, bokføring, og enkle rapporteringsverktøy. Disse funksjonene dekker de mest essensielle behovene til små og mellomstore bedrifter.
Avanserte funksjoner kan inkludere automatisert bokføring, detaljert finansiell analyse, integrasjon med andre forretningssystemer, og mer tilpassede rapporteringsmuligheter.
Eksempelvis innebærer detaljert finansiell analyse en dyptgående granskning av bedriftens økonomiske data. Dette kan inkludere elementer som trendanalyse, lønnsomhetsvurdering, kostnadsanalyse og kontantstrømanalyse. Den kan også gi innsikt i nøkkeltall som likviditet, gjeldsgrad, og avkastning på investeringer.
Ved å bruke disse detaljerte analysene, kan bedriftsledere forstå økonomiske mønstre, identifisere potensielle risikoer og muligheter, og gjøre mer informerte beslutninger om alt fra budsjettplanlegging til strategisk investering.
Tilpassede rapporteringsmuligheter kan innebære en rekke formater og detaljnivåer, fra enkle oversikter over inntekter og utgifter til mer komplekse rapporter som viser finansielle trender eller avdelingsspesifikke økonomiske data.
Denne funksjonaliteten er spesielt verdifull for større bedrifter som kanskje trenger å segmentere data på tvers av ulike avdelinger, prosjekter eller geografiske lokasjoner. Det gir ledere og økonomiavdelinger fleksibilitet til å presentere og analysere data på måter som er mest meningsfulle for deres spesifikke operasjonelle og strategiske mål.
Moderne regnskapsføring er langt mer enn bokføring
Som du sikkert skjønte nå nettopp, så byr moderne regnskapsføring på en rekke strategiske funksjoner som kan hjelpe bedriften din til å vokse. Det viktig å være klar over at dagens regnskapsførere er noe langt mer enn håndhevere av norske regnskapsstandarder, de er verdifulle økonomiske sparringspartnere som kan veilede din bedrift til finansiell suksess.
Derfor er det viktig å alliere seg med en regnskapsfører eller et regnskapsbyrå som kjenner dine behov, bransje og lokalmiljø. Alt dette finner du hos RegnskapPluss, og mer om moderne regnskapsføring kan du lese i vår artikkel: Styringsinformasjon: Optimal verdiskaping for din bedrift gjennom presis regnskapsføring
Skybasert vs. lokalt installerte løsninger
Skybaserte regnskapsprogrammer gir deg tilgang til dine finansielle data fra hvor som helst og kan enklere integreres med andre online tjenester. De er ideelle for bedrifter som verdsetter fleksibilitet og ønsker de siste oppdateringene på markedet.
Lokalt installerte løsninger lagrer data på bedriftens egne servere. Dette kan gi høyere sikkerhet og kontroll, men medfører ofte mindre fleksibilitet og høyere vedlikeholdskostnader.
Tilpasning og skalerbarhet
En bedrift kan ha spesifikke krav til rapportering, bokføring og skatteregler, eller trenger kanskje integrasjon med andre systemer som de allerede bruker.
Et fleksibelt regnskapsprogram kan endres og justeres i takt med disse behovene. Dette kan inkludere tilpasning av grensesnittet, oppsettet av finansielle rapporter, eller til og med tilpasning av databehandlingsregler.
Når bedriften vokser, kan dens økonomiske operasjoner bli mer komplekse, og antall transaksjoner øke. Et skalerbart regnskapsprogram kan håndtere en økende mengde data og transaksjoner uten at ytelsen blir noe dårligere. Det bør også ha mulighet for å legge til nye brukere, integrasjoner med andre systemer, og støtte for nye typer finansielle aktiviteter som kan oppstå i takt med bedriftens vekst.
Et godt regnskapsprogram er både tilpasningsdyktig og skalerbart, og sikrer at din virksomhet alltid har et verktøy som passer nåværende og fremtidige behov. Slik unngår du hyppige bytter av regnskapsprogrammer, noe som kan være både tidkrevende og kostbart.
Med riktig programvare kan en bedrift effektivt håndtere sin finansielle rapportering, analyse og planlegging, og dermed fokusere mer på vekst og utvikling.
Brukervennlighet og support
Når det gjelder regnskapsprogrammer, er brukervennlighet og support essensielt. Dette sikrer en effektiv og problemfri brukeropplevelse.
Grensesnittdesign og navigasjon
Grensesnittdesignet i et regnskapsprogram bør være intuitivt og brukervennlig. En klar og logisk oppbygging av navigasjonen hjelper brukerne å finne informasjon raskt og enkelt. God brukervennlighet i et regnskapsprogram betyr at selv de med begrenset regnskapserfaring kan utføre oppgaver effektivt, noe som sparer tid og reduserer risikoen for feil.
Opplæringsressurser og dokumentasjon
Tilgang til omfattende opplæringsressurser og grundig dokumentasjon er viktig for å maksimere utnyttelsen av regnskapsprogrammet. Dette kan inkludere brukerveiledninger, videoopplæringer, FAQ-seksjoner, og webinarer. Disse ressursene bidrar til en raskere opplæringsprosess og hjelper brukerne å løse vanlige problemer på egen hånd.
Kundestøtte og vedlikehold
Kundestøtte er en kritisk komponent i valget av et regnskapsprogram. God kundestøtte inkluderer tilgjengelig og kunnskapsrik assistanse, enten via telefon, e-post, eller chat.
Regelmessig vedlikehold og oppdateringer av programvaren er også viktig for å sikre at systemet forblir sikkert og fungerer optimalt. Sjekk om leverandøren tilbyr rask respons på forespørsler og effektive løsninger på tekniske problemer.
Økonomisk og juridisk kompatibilitet
Når du velger et regnskapsprogram, er det viktig å vurdere både økonomisk og juridisk kompatibilitet. Avgjørende faktorer er overholdelse av norske regnskapsstandarder, GDPR og datasikkerhet, samt integrering med det norske skattesystemet.
Overholdelse av norske regnskapsstandarder
Regnskapsprogrammet må overholde norske regnskapsstandarder. Dette sikrer at bedriftens finansielle rapportering er i tråd med nasjonale krav.
Det er viktig at programmet kan håndtere norsk merverdiavgift, bokføringsregler og årsregnskap. Overholdelse av disse standardene er ikke bare en juridisk forpliktelse, men gir også troverdighet og nøyaktighet i finansiell rapportering.
GDPR og datasikkerhet
Datasikkerhet og overholdelse av GDPR (General Data Protection Regulation) er kritisk. Regnskapsprogrammet må sikre at personopplysninger behandles og lagres på en sikker måte.
Dette inkluderer kryptering av sensitive data, sikre påloggingsprosedyrer og regelmessige sikkerhetsoppdateringer. Å velge et program som tar hensyn til GDPR, beskytter ikke bare kundenes data, men styrker bedriftens rykte og merkevare.
Integrering med norsk skattesystem
Et effektivt regnskapsprogram bør ha funksjoner som er godt integrert med det norske skattesystemet. Dette innebærer støtte for beregning og rapportering av merverdiavgift, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og andre relevante skatteforpliktelser. En slik integrering forenkler skatteprosessene og sikrer at bedriften overholder lokale skattelover og forskrifter.
Vanlige regnskapsprogrammer i Norge
Norge tilbyr et mangfold av regnskapsprogrammer, fra lokale utviklere til globale aktører. Her er noen av de mest fremtredende regnskapsprogrammene som brukes av norske bedrifter.
Gjennomgang av ledende regnskapsprogrammer
- Tripletex: Dette norske regnskapsprogrammet dekker alt fra fakturering og lønn til regnskap. Det skiller seg ut med sine nettbankintegrasjoner og elektronisk bilagshåndtering.
- Visma eAccounting: Velegnet for små til mellomstore bedrifter, med skybaserte løsninger for regnskap, fakturering og lønn.
- 24SevenOffice: Dette er et komplett skybasert ERP-system, med integrert CRM, prosjektstyring og regnskap som er tilpasset norske forhold.
- PowerOffice Go: En brukervennlig skybasert løsning som spesialiserer seg på regnskap, fakturering og lønnsadministrasjon.
- Xledger: Best egnet for større bedrifter, med et skybasert ERP-system som tilbyr avansert automatisert regnskap, rapportering og analyse.
- Fiken: Ideell for enkeltpersonforetak og små bedrifter. Denne løsningen er enkel og intuitiv, med nøkkelfunksjoner for fakturering, regnskap og rapportering.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dette programmet er en helhetlig løsning for forretningsstyring. Det kombinerer regnskapsfunksjoner med verktøy for å håndtere salg, kundeservice og drift.
- Zoho Books: Denne nettbaserte regnskapsløsningen er brukervennlig og integrerer flere nøkkelfunksjoner. Den håndterer alt fra fakturering og utgiftsforvaltning til lagerstyring.
- Wolters Kluwer CCH Tagetik: Dette programmet tilbyr avansert styring av bedriftsprestasjoner. Det er spesielt designet for grundig finansiell planlegging, rapportering og analyse, og passer godt for større organisasjoner som trenger dyp innsikt i finansielle data.
Sammenligning av regnskapsprogrammers funksjoner
Når vi dykker dypere inn i funksjonaliteten til disse regnskapsprogrammene, ser vi tydelig at riktig valg kommer an på bedriftens størrelse, bransje og spesifikke behov.
Tripletex, Visma eAccounting og PowerOffice Go
Disse programmene er ideelle for små til mellomstore bedrifter. Tripletex skiller seg ut med sin allsidighet og støtte for alt fra fakturering til lønn, og er kjent for sin sterke integrasjon med norske nettbanker.
Visma eAccounting er populært på grunn av sin brukervennlighet og skybaserte løsninger, noe som gjør det enkelt for bedriftseiere å få tilgang til regnskapet sitt uansett hvor de befinner seg.
PowerOffice Go har et intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt for brukere å håndtere regnskap, fakturering og lønn.
24SevenOffice og Microsoft Dynamics 365 Business Central
Disse programmene er kjent for å tilby et bredt spekter av forretningsfunksjoner. 24SevenOffice integrerer regnskap med CRM og prosjektstyring, noe som gjør det til et utmerket valg for bedrifter som ønsker en helhetlig løsning for bedriftsstyring.
Microsoft Dynamics 365 Business Central er hakket mer avansert, og tilbyr integrerte løsninger som dekker alt fra regnskap til salg, kundeservice og drift.
Relatert artikkel: Finansiell risikostyring: En komplett guide til effektive strategier og praksiser
Xledger og Wolters Kluwer CCH Tagetik
Disse systemene er rettet mot større bedrifter og organisasjoner som trenger mer omfattende funksjoner. Xledger tilbyr kraftig automatisering og avanserte analytiske verktøy, som er essensielt for store bedrifter med komplekse regnskapsbehov.
Wolters Kluwer CCH Tagetik tilbyr enda flere funksjoner for bedriftsprestasjonsstyring, inkludert detaljert finansiell planlegging og sofistikerte rapporteringsverktøy.
Fiken
Fiken er spesielt tilrettelagt for de minste bedriftene og er bemerkelsesverdig for sin enkle, men effektive tilnærming til regnskap.
Zoho Books
Ideell for bedrifter som trenger en integrert, online regnskapsløsning. Zoho Books sin styrke er et bredt spekter av funksjoner, fra fakturering til lagerstyring, alt tilgjengelig gjennom en nettbasert plattform.
Prøveperioder og demoer
Prøveperioder og demoer er uvurderlige når du skal velge et regnskapsprogram. De gir deg en unik mulighet til å teste funksjonaliteten og brukervennligheten før du forplikter deg til et kjøp, og lar deg vurdere om et regnskapsprogram passer for din bedrifts behov.
I denne fasen bør du teste alle relevante funksjoner, inkludert bokføring, fakturering, og rapportering. Se spesielt etter hvor intuitivt grensesnittet er, og hvordan programmet håndterer typiske oppgaver og utfordringer som din bedrift møter.
Maksimere læring under prøveperioden
Prøveperioden er ikke bare for evaluering, men også for læring. Bruk denne tiden til å utforske alle tilgjengelige funksjoner, og se hvordan de kan integreres i din daglige drift. Benytt deg av tilgjengelige opplæringsressurser og hjelp fra kundestøtte for å få en dypere forståelse av programmet.
Feedback og tilpasninger
Din feedback under og etter prøveperioden er viktig. Ikke nøl med å dele dine erfaringer og behov med leverandøren. Noen firmaer kan tilby tilpasninger eller tilleggsløsninger basert på din tilbakemelding. Dette kan være avgjørende for å finne et regnskapsprogram som ikke bare møter dine nåværende behov, men også for å finne et som kan vokse og tilpasses i takt med din bedrift.
Implementering og integrering
Implementering og integrering av et regnskapsprogram er en kritisk fase. Riktig håndtering sikrer en jevn overgang og optimal utnyttelse av programmet.
Trinn-for-trinn guide til implementering
- Forberedelse: Start med å definere dine behov og forventninger til regnskapsprogrammet. Dette inkluderer å vurdere hvilke data som skal overføres og hvilke prosesser som skal integreres.
- Valg av leverandør: Velg en leverandør basert på funksjoner, brukervennlighet, support og pris.
- Opplæring av teamet: Sørg for at alle ansatte med ansvar for regnskap får grundig opplæring i bruk av det nye regnskapsprogrammet.
- Dataoverføring: Overfør eksisterende data til det nye systemet. Sett av tid og ressurser til å sikre nøyaktighet og integritet av dataene som overføres.
- Testfase: Gjennomfør en testfase for å identifisere og rette opp eventuelle problemer før full implementering.
- Full implementering: Rull ut programmet i hele organisasjonen og start den daglige bruken.
Vanlige implementeringsutfordringer
Implementering av et nytt regnskapsprogram kan medføre utfordringer som motstand fra ansatte, tekniske problemer og integreringshindre. For å overvinne disse, er det viktig med god kommunikasjon, tilgjengelig support og å være innstilt på tilpassing av prosesser. Involver de ansatte tidlig i prosessen og sørg for løpende opplæring og støtte.
Langsiktig integrering i bedriftens arbeidsflyt
For å sikre langsiktig suksess, må regnskapsprogrammet integreres fullstendig i bedriftens daglige arbeidsflyt.
Dette inkluderer regelmessig evaluering og oppdatering av programmet for å sikre at det fortsatt møter bedriftens skiftende behov. Oppretthold god kommunikasjon med leverandøren for å diskutere oppdateringer, tilleggsfunksjoner eller nødvendige tilpasninger.
Kostnadsanalyse og budsjettplanlegging
Å sette deg inn i og forberede deg på kostnadene som investeringen i et regnskapsprogram medfører er avgjørende for å gjøre et godt valg. Det innebærer å se på totalkostnaden, identifisere skjulte kostnader og utvikle strategier for kostnadseffektiv bruk.
Forståelse av totalkostnaden
Totalkostnaden for et regnskapsprogram er mer enn bare innkjøpsprisen. Det inkluderer abonnementsgebyrer, kostnader for opplæring og implementering, og potensielle oppgraderinger.
For å planlegge budsjettet riktig, må man vurdere alle disse faktorene. Sammenlign ulike regnskapsprogrammer for å få en god forståelse av hva hver løsning vil koste over tid.
Skjulte kostnader og avgifter
Vær oppmerksom på skjulte kostnader som kan påløpe. Dette kan inkludere ekstra gebyrer for kundestøtte, ekstra kostnader for integrasjon med andre systemer, og avgifter for tilleggsmoduler eller funksjoner. Les kontrakten nøye og spør leverandøren om alle mulige tilleggskostnader for å unngå overraskelser.
Tips for kostnadseffektiv anvendelse
For å maksimere kostnadseffektiviteten bør du vurdere følgende tips:
- Velg riktig pakke: Velg en pakke som passer til dine nåværende behov, men som også har fleksibilitet for fremtidig vekst.
- Benytt deg av prøveperioder: Test programmet grundig i prøveperioden for å unngå kostbare feilinvesteringer.
- Maksimer bruk av inkluderte funksjoner: Sørg for at du utnytter alle funksjonene som er inkludert i abonnementet ditt for å få mest mulig for pengene.
- Hold øye med oppdateringer og tilbud: Følg med på eventuelle oppdateringer eller tilbud som kan gi deg mer verdi for mindre penger.
- Evaluer regelmessig: Gjør regelmessige evalueringer av regnskapsprogrammet for å sikre at det fortsatt er det mest kostnadseffektive alternativet for din bedrift.
Fremtidsperspektiver og oppdateringer
Å velge riktig regnskapsprogram krever god forståelse av bedriftens langsiktige planer og evnen til å tilpasse seg teknologiske fremskritt.
Å holde tritt med teknologiske fremskritt
Regnskapsprogrammer utvikler seg kontinuerlig for å møte nye teknologiske standarder og forretningsbehov. Det er viktig å velge en løsning som ikke bare er avansert nå, men som også forplikter seg til kontinuerlig utvikling.
Sørg for at leverandøren tilbyr regelmessige oppdateringer og støtte for nyere teknologier som automatisering, kunstig intelligens, og skytjenester. Dette sikrer at regnskapsprogrammet forblir relevant og effektivt over tid.
Når og hvordan oppgradere
Det kan være utfordrende å velge når du skal oppgradere regnskapsprogrammet. Vurder oppgraderinger når bedriften vokser, når nye funksjonalitetsbehov oppstår, eller når teknologiske forbedringer tilbys som kan øke effektiviteten. Planlegg oppgraderinger nøye for å sikre en smidig overgang med minimal forstyrrelse av bedriftens drift.
Langsiktig verdi og ROI
Når du vurderer et regnskapsprogram, tenk på den langsiktige verdien og ROI. Et godt regnskapsprogram bør ikke bare spare deg for tid og penger på kort sikt, men også bidra til økt effektivitet og inntjening over tid.
Vurder kostnader mot potensielle innsparinger gjennom automatisering, bedre beslutningstaking basert på nøyaktig data og forbedret økonomistyring. Et langsiktig perspektiv hjelper deg med å velge et regnskapsprogram som gir størst mulig verdi for din bedrift.
Les også: Budsjettering for bedre finansiell planlegging
Oppsummert om rett valg av regnskapsprogram
Etter en grundig gjennomgang av hvordan du velger riktig regnskapsprogram, er det tid for å oppsummere de viktigste poengene slik at du kan planlegge veien videre for din bedrift:
Forstå bedriftens behov: Identifiser spesifikke regnskapsbehov basert på bedriftsstørrelse, bransje og operasjonelle krav.
Vurder funksjoner og integrering: Se etter nøkkelfunksjoner som er essensielle for din virksomhet og vurder hvor godt programmet kan integreres med andre systemer.
Juridisk og økonomisk kompatibilitet: Velg et regnskapsprogram som overholder norske regnskapsstandarder, GDPR, og er kompatibelt med det norske skattesystemet.
Kostnadseffektivitet: Analyser totalkostnaden, inkludert skjulte kostnader for å sikre en kostnadseffektiv løsning.
Fremtidssikring: Velg et regnskapsprogram som er fremtidssikkert og kan tilpasse seg teknologiske fremskritt, samt bedriftens vekst.
Ressurser og videre lesing
For de som ønsker å fordype seg ytterligere om rett valg av regnskapsprogram, er det mange nyttige ressurser tilgjengelig.
Nyttige nettsteder og artikler
Det finnes en rekke nettsteder som tilbyr verdifull innsikt og oppdatert informasjon om regnskapsprogrammer:
Regnskap Norge: En omfattende kilde til informasjon om regnskapsstandarder og beste praksiser i Norge.
Brønnøysundregistrene: For informasjon om juridiske aspekter og krav knyttet til regnskapsføring i Norge.
Tripletex Akademi: Arrangerer regelmessige kurs og webinarer for å hjelpe brukere med å maksimere utnyttelsen av deres regnskapsprogram.
Key Account Artikkelarkiv: Vi publiserer stadig nye artikler om alt som skjer i regnskapsbransjen slik som denne du nettopp har lest. Gå ikke glipp av en eneste artikkel.
Disse ressursene kan gi deg verdifull innsikt og kunnskap som vil hjelpe deg med å ta en velinformert beslutning om valg av regnskapsprogram for din bedrift.
